Pracownicy specjalnej troski – Biuletyn e-rachunkowość

Międzynarodowa korporacja, a w niej zintegrowany zespół kompetentnych pracowników, z wyrozumiałym i sprawiedliwym liderem na czele. Na pierwszy rzut oka marzenie każdego menedżera. Ale tylko na pierwszy rzut oka...

Przyjrzyjmy się bliżej dwóm pracownikom - Tomkowi i Krzysiowi. Tomek pracuje w zespole ponad dwa lata i zawsze prezentował wzorcowy model zachowania w pracy (chętnie pomaga Klientom i współpracownikom, wychodzi z inicjatywą usprawnienia pracy, a jak trzeba zostaje po godzinach). Tomek chciałby się rozwijać w organizacji, awansować i zmieniać zakres obowiązków. Jednak nie może tego zrobić! Kto bowiem będzie wsparciem dla zespołu, kto pomoże, gdy zabraknie Tomka?

Z kolei Krzysiu jest w zespole od pół roku. Nie posiada żadnych wybitnych kompetencji, co więcej często się spóźnia, popełnia te same błędy i nie wyciąga z nich wniosków. Nie pomaga innym pracownikom, gdyż sam nie wyrabia się ze swoją pracą, co więcej - to pozostali członkowie zespołu wykonują za niego jego obowiązki, bo on po godzinach zostać nie może z uwagi na jego życie prywatne.

Co z tym fantem zrobić?

Wielu czytelników zadaje sobie teraz pytanie - "To po co trzymać Krzysia w naszym zespole? Trzeba go zwolnić!". Ciekawe rozwiązanie. Szkoda, że trudne do wdrożenia, w sytuacji gdy milion Polaków wyjechało do pracy za granicę i pozyskanie pracownika to często nadludzki wyczyn. Menedżer prowadzi więc częste rozmowy z Krzysiem, motywuje go do wytężonej pracy i mimo braku widocznych efektów nadal wierzy, że któregoś dnia Krzysiu zaskoczy wszystkich swoją wysoką wydajnością pracy. Jednak na razie jego wydajność jest niska i ponieważ wie, że organizacja go potrzebuje, nie planuje zmiany swojego zachowania. Tomek, nasz wzorcowy pracownik, wykonuje potulnie dwa razy więcej pracy, na urlop pójdzie może za rok, a perspektyw na zmianę swojej sytuacji na razie nie widzi, bo przecież zespół nie poradzi sobie, gdy on odejdzie. Najgorsze jednak w tym przypadku jest to, że pozostali współpracownicy obserwują całą sytuację i wyciągają dla siebie nader oczywiste wnioski - "Nie ma sensu ciężko pracować i starać się, bo skończę jak Tomek. Lepiej obijać się jak Krzysiu i tylko raz w miesiącu wysłuchać tyrady menedżera, która przecież nie ma większego wpływu na moją pozycję w zespole".

Opisany przykład nie jest niestety wymyśloną historią - z podobnymi sytuacjami spotykam się niemal codziennie. Pracownik, który posiada kompetencje oraz motywację do pracy jest często "wykorzystywany" - zarówno przez lidera, jak również przez współpracowników, ponieważ jego obowiązkiem jest dzielić się swoją wiedzą i umiejętnościami. Pracownik, który nie ma ani kompetencji, ani motywacji do pracy jest zaś traktowany w sposób wyjątkowy - wszyscy mają nadzieję, że może jakoś kiedyś się zmieni. Jednak utrzymywanie takiego stanu rzeczy doprowadza zwykle do odejścia z zespołu pracownika wybitnego - pozostałe osoby są już tak zdemotywowane, że najczęściej same odchodzą, zaś lider zostaje z pracownikiem, na którego nie może liczyć.

Impas?

Co zatem należy robić, aby świadomie nie obniżać efektywności swojego zespołu? Po pierwsze, ustalić poziom kompetencji i motywacji pracowników całego zespołu. W każdym zespole bowiem lider znajdzie pracowników:

• którzy potrafią i chcą,
• którzy nie potrafią, ale chcą,
• którzy potrafią, ale im się nie chce,
• którzy ani nie potrafią, ani nie chce im się pracować.

Do każdego z tych pracowników należy dobrać inny styl zarządzania, a przede wszystkim inny styl i narzędzia motywowania.

Pracownikowi, który potrafi i chce (wysoki poziom kompetencji i motywacji):

• Stawiaj ambitne, jasno określone i adekwatne cele - taki pracownik nie tyle potrzebuje poklepania po plecach, co rzetelnej informacji zwrotnej, w jaki sposób wpływa na rozwój zespołu i organizacji, w czym jest dobry, ale także gdzie jest obszar, w którym powinien się rozwijać i w jaki sposób organizacja może mu w tym rozwoju pomóc.
• Okazuj zaufanie, dawaj więcej swobody, bądź elastyczny - część liderów zapomina, że dawanie pracownikowi swobody i elastyczne reagowanie na jego potrzeby jest narzędziem pozafinansowego motywowania!
• Nie zabijaj pracownika nadmiarem pracy! - większość liderów, z którymi pracuję otwarcie przyznaje, że takiemu pracownikowi ciągle dokłada nowe (niekiedy mało ambitne) zadania. Taki pracownik ma przecież kompetencje (wiem, że zrobi dobrze to, o co go poproszę) i ma też chęci (więc wiem, że na pewno zrobi to, o co proszę). Takie podejście jest jednak demotywujące dla kluczowego pracownika - czuje on bowiem, że zamiast się rozwijać, wykonuje prace całego zespołu.

Pracownik, który nie potrafi, ale chce (wysoki poziom motywacji, ale niski poziom kompetencji):

• Regularny feedback i coaching - pracownik, który chce, ale nie potrafi, to najczęściej "świeżynka" w zespole, czyli osoba, która dopiero rozpoczyna swoją pracę, bądź w organizacji bądź w zespole. Oprócz troski, aby jak najszybciej zintegrował się z zespołem i poczuł się jego ważnym członkiem, należy okazać mu wiele zrozumienia i cierpliwości, udzielać regularnego feedbacku, pokazywać, że dostrzegamy jego postępy i zachęcać do dalszego rozwoju.
• Ufaj, ale kontroluj - taki pracownik potrzebuje jeszcze nadzoru, jednak nie okazuj mu braku zaufania i nieufności. Pokazuj, że wierzysz w jego potencjał, wspierasz go i z czasem coraz mniej kontrolujesz.

Pracownik, który potrafi, ale mu się nie chce (wysoki poziom kompetencji, ale niski poziom motywacji):

• Znajdź przyczynę spadku motywacji - nigdy nie jest tak, że pracownik obudził się któregoś dnia i nagle stwierdził, że już nie ma motywacji do pracy. Coś musiało się wydarzyć - lider obiecał mu coś i słowa nie dotrzymał, mniej kompetentny pracownik został zauważony, a on nie, kolega przeszedł do konkurencyjnej firmy i opowiedział jak dobrze zarabia itp. Zanim zastanowisz się, w jaki sposób motywować takiego pracownika, ustal przyczynę jego niezadowolenia i wspólnie zastanówcie się, co można zrobić, aby odzyskał on dawny zapał do pracy.
• Doceń, zamiast ciągle ganić - pracownik, który ma kompetencje, ale nie ma motywacji, jest traktowany przez lidera wyjątkowo surowo. Zamiast po raz kolejny narzekać na jego niską efektywność, zacznij modelować pozytywną postawę - chwal, jeśli zrobił coś dobrze, doceniaj wysiłek, szukaj tego, gdzie osiągnął sukces, a nie tego, gdzie znów poniósł porażkę.

Pracownik, który nie potrafi i do tego mu się nie chce (niski poziom kompetencji i niski poziom motywacji):

• Co on robi tu? - jeśli mimo licznych rozmów nie widać poprawy efektywności, najważniejsze pytanie jakie należy sobie zadać w przypadku takiego pracownika to, czy jest to właściwy człowiek na właściwym stanowisku? Być może posiada kompetencje, które są przydatne w innych działach organizacji, jednak w moim dziale się nie sprawdza. Szczegółowa analiza mocnych i słabszych stron pozwoli ustalić, czy wystarczy przenieść tego pracownika na inne stanowisko, czy też należy się z nim rozstać na dobre.

Program naprawy - jeśli jednak nie możesz zwolnić tego pracownika, ponieważ mimo licznych wad posiada wyjątkową kompetencję (np. mówi płynnie w dwudziestu językach), zaprojektuj i konsekwentnie wdrażaj program naprawy. Określ, z czego jesteś zadowolony, a jakie zachowania nie spełniają twoich oczekiwań. Wspólnie ustalcie cele rozwojowe, a ty konsekwentnie nadzoruj ich realizację. Jeśli nie widzisz poprawy (lub choćby chęci poprawy), zapowiedz jakie sankcje spotkają pracownika, jeśli nie nastąpi poprawa. Jeśli mimo tego nie widzisz zmian na lepsze, wprowadź w życie sankcję (np. rozstanie), którą zapowiedziałeś. Jednak warunkiem koniecznym jest zapowiedzenie sankcji - nie można zwolnić pracownika bez dania mu ostatecznej szansy.

Nie ma brzydkich kobiet...

Stare przysłowie mówi, że nie ma kobiet brzydkich - są tylko zaniedbane. Podobnie jest w przypadku pracowników - nie ma pracowników nieefektywnych, są tacy, do których lider dobrał nieadekwatny styl zarządzania. Nie twierdzę, że z każdego pracownika można zrobić tytana pracy. Wierzę jedynie, że jeśli lider poświęci chwilę na obserwację, analizę i dopasowanie swojego stylu zarządzania do predyspozycji i oczekiwań pracowników, zyska zmotywowany, zaangażowany i lojalny zespół, który dla niego samego będzie źródłem wielu satysfakcji.