Stypendium dla pracownika – warto sporządzić umowę – Biuletyn e-rachunkowość

Jesteśmy spółką prowadzącą działalność handlową. Od pewnego czasu, wraz z rozwojem firmy, potrzebujemy wykwalifikowanych pracowników. W związku z tym postanowiliśmy zatrudnić kilka osób studiujących, którym zamierzamy dofinansować naukę fundując im stypendia. Czy powinniśmy zawrzeć z nimi dodatkowe umowy? Jeśli tak, to o czym należy pamiętać zawierając takie umowy?

Tak, w tym przypadku należałoby zawrzeć stosowne umowy z  pracującymi stypendystami.
Chociaż mamy tu raczej do czynienia z umową o częściowe sfinansowanie nauki w zamian za podjęcie określonych zobowiązań co do zatrudnienia.
Pracodawca może podjąć decyzję o dofinansowaniu kosztów dokształcania czy szkolenia swoich pracowników. Może to być np. świadczenie przeznaczone na ten cel określane zwykle w umowie jako stypendium. Wydatki te, jako koszty pracownicze, będą stanowiły koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Przy czym nie należy zapominać, że wydatki te powinny być związane z  działalnością gospodarczą pracodawcy, a przede wszystkim muszą bowiem zostać poniesione w celu uzyskania przychodu, ale także w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto nie powinny być wymienione wśród wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe w art. 16 ust. 1 updop.

W sytuacji opisanej w pytaniu, możliwość zaliczenia wydatków na dofinansowanie studiów będzie uzależniona od ich kierunku. Jeśli kierunek kształcenia pracownika będzie odbiegał od rodzaju działalności pracodawcy, trudno będzie wykazać związek wydatku z przychodem z tej działalności.

Przykład
Pracodawca prowadzi działalność handlową (handel samochodami). Postanowił ufundować stypendium dwóm pracownicom pracującym w  dziale księgowości. Stypendium to ma być przeznaczone na opłacenie czesnego za  studia oraz kursy języka angielskiego. Jedna z pracownic kończy studia medyczne, natomiast druga rozpoczyna studia podyplomowe w zakresie rachunkowości i podatków.
W tym przypadku koszty uzyskania przychodów będą stanowiły wydatki na dofinansowanie studiów z rachunkowości i kursy językowe. Natomiast część stypendium przyznanego na opłacenie studiów medycznych nie ma związku z  działalnością pracodawcy i nie może stanowić kosztu podatkowego.

Fundując stypendium pracodawca powinien zawrzeć umowę z  pracownikiem. Pozwoli to na precyzyjne określenie praw i obowiązków obu stron tej umowy. Umowa taka może zawierać np.:

1. określenie kwoty przyznanego stypendium,
2. wskazanie celu na jaki pracodawca przekazuje stypendium (np. opłacenie czesnego za studia na kierunku…, opłacenie kursu języka…, itp.),
3. ustanowienie zasad wypłaty i wydatkowania otrzymanych kwot,
4. okres, na jaki została zawarta umowa,
5. określenie skutków niewywiązania się z umowy (np. konieczność zwrotu pobranych kwot w razie przerwania studiów).

Często pracodawcy zamieszczają w takiej umowie tzw. klauzulę lojalnościową. Polega ona na zobowiązaniu się pracownika do przepracowania w  firmie pracodawcy określony czas po skończeniu nauki. Proszę jednak pamiętać, że kwestia ta powinna być precyzyjnie określona w umowie.

Finansując kształcenie pracownika należy pamiętać o  przewidzianym w tym zakresie zwolnieniu przedmiotowym. Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika (art. 21 ust. 1 pkt 90 updof). Zwolnienie to nie dotyczy wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z  części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmujących naukę w szkołach i  podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.