Przyzwyczajenia i możliwości – Biuletyn e-rachunkowość

Przyzwyczailiśmy się do pewnych sposobów motywowania naszych pracowników i trudno nam nieraz wyjść poza utarty szlak sprawdzonych metod. Spotykam się z powszechnym wśród szefów przekonaniem, że główne (jeśli nie jedyne) narzędzie motywacji to karanie i nagradzanie. A i tak jest ono uważane za bardzo ułomne, gdyż szybko pojawia się pytanie: czym nagradzać, gdy nie ma kasy i jak karać, żeby pracownik nie obraził się i nie odszedł?

W artykule chcę podważyć kilka mitów i pokazać różne możliwości motywowania podwładnych. Jest tylko jeden warunek – szef musi chcieć to robić i widzieć głęboki sens (opłacalność i wartość) działania, które wymaga wysiłku oraz kreatywności. Jeżeli ktoś nie jest przekonany, że jednym z  najważniejszych zadań szefa jest motywowanie pracowników, szkoda czasu na  lekturę pomysłów, jak to robić.

Czym jest motywowanie?

Proponuję krótką refleksję nad tym pojęciem i zachęcam każdego szefa do poszukania własnej definicji motywowania, aby móc odnaleźć zapomniane lub bagatelizowane znaczenia w tym obszarze. Najczęściej nudziło mnie przytaczanie formalnych definicji, ale sprawdźmy, co zawiera Słownik Języka Polskiego: Motywy – czynniki wewnętrzne natury psychicznej i  fizjologicznej, świadome lub nieświadome, skłaniające do określonego działania; pobudki, powody, uzasadnienie postępowania lub rozumowania. Łacińska geneza tego słowa to: motivus – ruchomy, motus od movere – ruszać się.
Kiedy zastanawiam się nad tym, czym jest motywowanie, odnoszę się do wagi i znaczenia pojęć: wewnętrzne powody działania (bodziec do...) i ruch, czyli zmiana. Można więc powiedzieć, że motywować to znaczy zachęcać do zmiany, używając bodźców, które odwołują się do  wewnętrznych, osobistych powodów działania.
Te powody to nasze potrzeby i  interesy, czyli motywy działania. Im więcej tych czynników rozpoznam u każdego z moich podwładnych, tym większą mam szansę na indywidualny i specyficzny tryb motywowania. Lepiej wiem, czym zachęcać pracowników do pożądanych postaw i zachowań, ale także bardziej rozumiem, czym mogę ich zniechęcać do szkodliwych dla mnie działań.

Kiedy motywujemy podwładnych?

W relacji szef – podwładny motywowanie ma kilka znaczeń i  zakresów, które są silnie ze sobą powiązane. Można na nie spojrzeć z różnych perspektyw:

•  motywować do czegoś – do walki, większego zaangażowania, lojalności, odpowiedzialności, rozwoju,
• motywować czymś – słowami, przykładem, wsparciem, decyzją, docenieniem,
• motywować poprzez – zaspokojenie potrzeb, spełnienie marzeń, pasji, ambicji, pomoc w problemach i rozwoju.

Motywowanie nie jest jednorazowym wydarzeniem, ani dorocznym podsumowaniem wyników, ani też oceną okresową z planowaniem dalszej kariery. Motywowanie nie jest też systemem kar i nagród lub bezduszną, arytmetyczną punktacją plusów i minusów. Motywowanie pracowników jest procesem ciągłym, tak samo jak ciągłe jest falowanie ich motywacji. Nakłada to na szefów profesjonalny obowiązek permanentnej czujności, uwagi i pomysłowości w tej sferze.
Powszechne jest przekonanie, że motywowanie jest aktem świadomego działania – szef chce uzyskać jakiś konkretny efekt w postawie swoich pracowników, więc w sposób przemyślany stosuje adekwatne do tego bodźce i metody. Niestety to tylko fragment rzeczywistości w  relacji szef – podwładny. Zbyt wiele jest analogii do relacji rodzic – dziecko, w której realizuje się wychowywanie.
Świadome akty wychowywania są tylko niewielką częścią tego delikatnego i złożonego procesu. Większość ostatecznych efektów wychowawczych jest wynikiem nieświadomych lub niezamierzonych zachowań, słów i zaleceń rodziców. W prostych słowach obrazują to słowa piosenki Barbary Streisand „Dzieci słyszą” (Children Will Listen):
Uważaj na wszystko, co mówisz – dzieci słyszą
Uważaj na wszystko, co robisz – dzieci widzą i uczą się
Uważaj, zanim powiesz „Posłuchaj mnie”
Dzieci mogą nie usłuchać, ale dzieci słyszą
Bądź przewodnikiem, ale idź obok
Dzieci zabłysną.

I podobnie jest z motywowaniem podwładnych. Nie ma stanów neutralnych. Każdy kontakt pracownika z szefem, każda forma przekazywania informacji lub decyzji może motywować lub demotywować. Dlatego tak istotny jest sposób reagowania szefa na trudności, potrzeby i sukcesy podwładnych. Zobaczmy to na przykładzie typowej przykrej rozmowy, podczas której demotywowanie pracownika odbywa się błyskawicznie, choć na pewno nie jest to intencją szefa.

Szef: I znów, panie Zenku, nie oddał pan raportu na czas. Co ja mam z panem zrobić? Jest pan niepoważnym człowiekiem. Niech pan się zastanowi nad sobą, bo chyba nic już pana nie usprawiedliwia.
(Protekcjonalną mową wychowawczą szef „zachęca” podwładnego do wejścia w rolę dziecka, co demotywuje go do brania odpowiedzialności)
Pracownik: Bardzo przepraszam, ale od dłuższego czasu mam poważne kłopoty rodzinne. Nie mogę też się doprosić informacji od kolegów z innego działu. A przecież w tych trudnych warunkach wywalczyłem trzy duże kontrakty.
Szef: Trudno, to  pana problem. Ja też mam rodzinę i jakoś sobie radzę. I niech się pan nie zasłania wynikami, bo za nowych klientów dostaje pan prowizję.
(Lekceważący ton oraz demotywujący brak szacunku, docenienia i gotowości do wsparcia „zachęca” podwładnego do pasywności i braku lojalności).
Zamiast tych pochopnych i  niezamierzonych chyba impertynencji, które „osłabiają” pracownika, szef mógł spokojnie i bardziej dojrzale powiedzieć:
Panie Zenku, szanuję pana, doceniam pańskie sukcesy i na pewno nie lekceważę pana problemów. Ale nie odpuszczę panu raportów w  uzgodnionym terminie, bo naraża mnie to na szereg przykrych konsekwencji. Dlatego wymierzam panu sankcję za to wykroczenie i zapraszam na oddzielne spotkanie, gdzie możemy zastanowić się wspólnie, jak lepiej pogodzić pana ważne sprawy rodzinne z dotrzymywaniem terminów zawodowych. (Motywowanie do  odpowiedzialności i wzajemnego szacunku – modelowanie postawy Dorosłego. Uwzględnienie ważnych potrzeb pracownika buduje dobrą relację z przełożonym i  zwiększa szanse na lojalność, współpracę i zaangażowanie).
Powyższy przykład przekazu szefa, który pozytywnie motywuje podwładnego, wygląda prosto i logicznie, ale trudno go zastosować, gdy w grę wchodzą silne emocje. Potrzebne są wówczas (przygotowane wcześniej) bezpieczne profesjonalne standardy, które wręcz „wymuszają” ochronę interesów szefa i konsekwentne działanie zgodne z  najważniejszymi wartościami. Ale to już jest temat na inną opowieść.

Grupa Szkoleniowa Kontrakt-OSH

Czym można motywować podwładnych?

Przedstawię listę bardzo zróżnicowanych sposobów motywowania, choć zdaję sobie sprawę, że rozwinięcie każdego z nich mogłoby być materiałem na oddzielne artykuły. Chcę jeszcze raz podkreślić, że bez znajomości ważnych potrzeb i motywów działania każdego pracownika sensowne motywowanie nie jest możliwe, a szefowi szybko zabraknie pomysłów i konsekwencji. Dlatego zachęcam do zakładania i cierpliwego prowadzenia białych teczek, w  których można gromadzić informacje na temat potrzeb, pasji, ambicji, talentów i  problemów podwładnego. Mając pod ręką tego rodzaju informacje, szef nie będzie czuł się bezradny, kiedy przyjdzie mu świadomie decydować o formie motywowania pracownika.

Karanie i nagradzanie

Dla szefów te słowa brzmią zbyt obcesowo i kojarzą się z brakiem partnerstwa lub traktowaniem dorosłych ludzi jak dzieci. I być może te skojarzenia powstrzymują wielu przełożonych przed konsekwentnym stosowaniem tej formy motywowania podwładnych do zmiany. Aby nie wylewać dziecka z kąpielą, warto myśleć i mówić w innych kategoriach. Wyciąganie konsekwencji i ponoszenie konsekwencji jest wyrazem dorosłej, dojrzałej postawy i łączy się z  budowaniem odpowiedzialności.
Pozytywne wzmocnienia budują i  zachęcają tym bardziej, im mocniej związane są z ważnymi potrzebami człowieka. Dlatego przedstawiając formę pozafinansowej nagrody, warto zaczynać od słów: jak pamiętam zależało ci..., jak pamiętam pasjonujesz się, masz ambicje, borykasz się z kłopotem...
Upublicznianie docenienia zachęca innych członków zespołu do budowania pożądanych przez szefa postaw. Wymierzanie sankcji w cztery oczy nie narusza godności podwładnego. Stopniowanie dolegliwości kary buduje odpowiedzialność i skuteczniej zniechęca pracownika do  szkodliwych dla szefa zachowań. Poszerzanie listy możliwych kar i nagród daje szefowi możliwość lepszego dopasowania ich do motywów podwładnego i zwiększa odwagę częstszego stosowania tych ważnych bodźców.

Szacunek i komunikaty Dorosły – Dorosły w relacji szef – podwładny

Wielu pracowników jest gotowych znieść gorsze warunki materialne i organizacyjne w firmie, jeśli kontakty z  szefem dają im poczucie szacunku, zaufania i satysfakcji. Wielu pracowników bardziej angażuje się w pracę i dodatkowe obowiązki dla mądrego, ludzkiego i  sprawiedliwego szefa. Mamy szansę wykorzystać relację z podwładnym jako narzędzie motywacji, jeśli:

• nie lekceważymy potrzeb i problemów pracownika,
• dajemy niezbędne wsparcie w trudnościach,
• używamy komunikatów Ja zamiast ocen,
• ułatwiamy rozwój poprzez coaching, wyzwania i samodzielność.

Tworzenie specjalnych pozycji w zespole i w firmie – awans poziomy

Czas łatwego i szybkiego awansu pionowego już się skończył. Aby inaczej dawać dobrym pracownikom poczucie satysfakcji, sukcesu i przydatności, warto wykorzystywać ich doświadczenie i  ambicje poprzez „awans poziomy”. Ułatwia to stworzenie i realne wykorzystywanie nowych prestiżowych ról:

• pozycja coacha lub superwizora w zespole,
• pozycja trenera wewnętrznego w firmie,
• pozycja specjalisty branżowego lub wykładowcy na studiach branżowych.

Te nowe funkcje powinny łączyć się z realnymi przywilejami, specjalną gratyfikacją i prestiżem.

Ułatwianie rozwoju osobistego i zawodowego

Kompetentni i poszukiwani na  rynku pracownicy mogą wiązać się bardziej z firmą, jeśli jej decydenci zaoferują coś, co trudno jest konkurencji szybko podrobić. Pieniądze, sprzęt służbowy, wyjazdy integracyjne i rutynowe szkolenia już nie wystarczają. Dlatego szansą jest ułatwianie rozwoju osobistego oraz pomoc w realizacji pasji i marzeń wg trzech poziomów zaangażowania szefa:

• akceptować i nie utrudniać,
• pomagać i wspierać,
• inspirować.

Bogata lista pomysłów i nowych, odważnych form tej drogi motywowania podwładnych zawarta jest w nowym, poszerzonym wydaniu książki W.Hamana i J.Guta Psychologia szefa – szef to zawód. Zachęcam wszystkich szefów do lektury i życzę odwagi w stosowaniu tradycyjnych i oryginalnych sposobów motywowania podwładnych.