Wydatki w związku z organizacją spotkań z kontrahentami jako koszty uzyskania przychodu – Biuletyn e-rachunkowość

Niniejsze opracowanie poświęcone jest kwestii możliwości uznania ponoszonych wydatków w związku z organizacją spotkań z kontrahentami za koszty uzyskania przychodów podatników podatku dochodowego od osób prawnych.

Problematyka ta dotyczy bezpośrednio wykładni art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zalicza się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Praktyczne zastosowanie niniejszego przepisu z uwagi na brak legalnych definicji pojęć, którymi posłużył się ustawodawca, budzi spory pomiędzy podatnikami a organami podatkowymi. Szczególnie kontrowersyjne jest w tym zakresie rozumienie i  wykładnia terminu reprezentacja. Dla potrzeb niniejszego opracowania należy wskazać w sposób ogólny, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej, podjęte w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na  reprezentację można natomiast określić jako  koszty, które ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te  jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji zatem dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w  związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.
Zgodnie z argumentacją przedstawianą w najnowszych interpretacjach indywidualnych, wydawanych w trybie art. 14b ordynacji, w sytuacji organizowania przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych spotkania z  kontrahentem w celu omówienia bieżących spraw biznesowych, wydatki poniesione przez podatnika w związku z  posiłkiem spożywanym  w restauracji w trakcie prowadzenia rozmów, nie wiążą się z okazałością, wytwornością, a zatem nie mają charakteru reprezentacyjnego. Jako przykład można w tym zakresie wskazać na  interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ podatkowy, zwrócił uwagę, iż zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. W takim stanie rzeczy, w ocenie organu, brak jest podstaw do przyjęcia, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów (Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, interpretacja indywidualna z 27 sierpnia 2009 roku, nr IPPB5/4240-24/09-2/AM, www.mf.gov.pl). W innej interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach dopuścił możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków o charakterze typowo gastronomicznym, związanych z zakupem takich produktów jak kawa, herbata, napoje bezalkoholowe, słodycze, z  przeznaczeniem do ich serwowania np. na posiedzeniach pracowniczych (Dyrektor Izby Skarbowej w W Katowicach, interpretacja indywidualna z dnia 13 sierpnia 2008 r., sygn.: IBPB3/423-405/08/PC, www.mf.gov.pl). Z kolei Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu podniósł, iż zakup artykułów spożywczych typu kawa, herbata, napoje oraz cukier na potrzeby sekretariatu – jako wydatek o charakterze świadczeń na rzecz pracowników niewymienionych w  katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym w art. 16 ust. 1 – stanowią koszt uzyskania przychodów (Dyrektor Izby Skarbowej w  Poznaniu, interpretacja indywidualna z dnia 06 stycznia 2009 r., nr  ILPB3/423-666/08-2/KS, www.mf.gov.pl). Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w wydanej przez siebie interpretacji również poddał rozwadze możliwość zaliczenia wydatków „spożywczych”, ponoszonych na rzecz pracowników do kosztów uzyskania przychodów, wskazując, iż organizowane przez podatnika wewnętrzne spotkania mają ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a  więc z funkcjonowaniem firmy. W spotkaniach tych biorą udział zarówno pracownicy Spółki, jak i doradcy prawni, zapewniający pomoc merytoryczną w  rozstrzyganych sprawach. W związku z tym usługi gastronomiczne, cateringowe i  inne wydatki dotyczące zakupu artykułów spożywczych nie pełnią w tym przypadku funkcji reprezentacji firmy, a więc nie podlegają ograniczeniom w zakresie zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 cytowanej ustawy. Wydatki te, jeżeli są kosztami zorganizowania spotkania na  zwyczajowo przyjętym poziomie, i są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości (Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, interpretacja indywidualna z 24 stycznia 2008 r., sygn. ITPB3/423-219/07/PS, www.mf.gov.pl).

 Należy nadmienić, iż organy podatkowe coraz częściej przychylają się do stanowiska podatników, stwierdzając, że organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami, których to  spotkań celem jest omówienie konkretnych spraw związanych ze współpracą, czy też spotkań mieszanych, tj. dotyczących zarówno pracowników, jak i  kontrahentów, odbywających się zarówno w siedzibie,jak i poza siedzibą firmy,  nie wiąże się z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością czy też wystawnością.

W sytuacji zatem gdy wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami, jak również inne wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej jak np.: nabycie kwiatów do biura, elementów wystroju, ale także napojów oraz żywności, które są spożywane w siedzibie podatnika, jeżeli nie wiążą się z okazałością, wytwornością i tym samym nie mają charakteru reprezentacyjnego, brak jest podstaw aby uznać, iż tego typu wydatki podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podatnika w oparciu o przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.