Jak zaksięgować wynagrodzenia i składki ZUS, gdy wynagrodzenia płatne są w następnym miesiącu? – Biuletyn e-rachunkowość

Pytanie

Jak należy zaksięgować wynagrodzenia i składki ZUS (naliczenie, wypłata, zarachowanie w koszty) w sytuacji gdy wynagrodzenia płatne są w następnym miesiącu?

Odpowied?

Udzielona 27 kwietnia 2006 r., stan prawny dotychczas nie uległ zmianie

Księgowanie listy płac oraz kosztów składek na ubezpieczenia pracowników odbywa się w jednostce równolegle - dla potrzeb prawa bilansowego oraz dla potrzeb kosztów z punktu widzenia przepisów podatkowych. Zarówno koszty wynagrodzeń pracowników, jak i składek ZUS obciążają koszty danego okresu sprawozdawczego - niezależnie od terminu ich zapłaty, a więc bez względu na fakt fizycznego ich uregulowania. Oczywiście wprowadzone w ustawach podatkowych zmiany mają wpływ na ewidencję księgową, chociażby ze względu na prawidłowość sporządzanych deklaracji podatkowych. Dlatego też, aby prawidłowo dokonać księgowań, moim zdaniem należy utworzyć konta służące rozliczeniu kosztów wynagrodzeń zarównoo od strony rachunkowej - jak i podatkowej.

Przykłady

Proponuję posłużyć się kontami analitycznymi, np. księgowanie kosztów wynagrodzeń za styczeń (wypłaconych w lutym) będzie się odbywać na koncie 404 Wynagrodzenia, w analityce 404-01 - naliczone - niestanowiące kosztów uzyskania przychodu. Z chwilą postawienia środków do dyspozycji pracowników w lutym (np. dokonania przelewów) kwotę wynagrodzeń z konta 404-01 należy przeksięgować na konto 404-02 - wynagrodzenia wypłacone - stanowiące koszty uzyskania przychodu. W lutym należy - naliczone wynagrodzenia za luty (lecz wypłacone w marcu) zaksięgować na koncie 404-01, jednak do deklaracji podatkowej należy przyjąć saldo konta 404-02 - a więc wynagrodzeń wypłaconych w lutym - za styczeń.

Analogicznie należy postąpić w przypadku kosztów składek ZUS - z chwilą przelania środków na konto zakładu ubezpieczeń społecznych - należy z jednego konta analitycznego - kosztów obciążających dany okres sprawozdawczy, a niestanowiących kosztów uzyskania przychodu dokonać przeksięgowania na drugie konto analityczne - kosztów stanowiących koszt uzyskania przychodu.

1. Lista płac (naliczona za luty)
   - wynagrodzenia brutto
   Wn konto 404-01 Wynagrodzenia (naliczone)
   Ma konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
2. Wypłata wynagrodzeń (w marcu)
   - wypłata netto
   Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
   Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy
   - potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
   Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
   Ma konto 226 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych
   - zaksięgowanie składek na ubezpieczenie społeczne (płatne przez pracownków)
   Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
   Ma konto 227-01 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ubezpieczenie społeczne)
   - zaksięgowanie składek na ubezpieczenie zdrowotne
   Wn konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń
   Ma konto 227-02 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ubezpieczenie zdrowotne)
   - przeksięgowanie kosztów wynagrodzeń za luty do kosztów podatkowych marca
   Wn konto 404-02 Wynagrodzenia (wypłacone)
   Ma konto 404-01 Wynagrodzenia (naliczone)
3. Zaksięgowanie składek ZUS płatnych przez pracodawcę
   Wn konto 405-01 Ubezpieczenia społeczne (naliczone)
   Ma konto 227-01 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ubezpieczenie społeczne)
   i
   Wn konto 405-01 Ubezpieczenia społeczne (naliczone)
   Ma konto 227-03 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (FP i FGŚP)
4. Zapłata zobowiązań wobec ZUS
   Wn konta 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
   Ma konto 131 Bieżący rachunek bankowy
   a więc jednocześnie
   Wn konto 405-01 Ubezpieczenia społeczne (naliczone)
   Ma konto 405-01 Ubezpieczenia społeczne (zapłacone)

Dzięki tak przeprowadzonym księgowaniom w księgach rachunkowych wykazuje się zarówno koszty odpowiadające danemu okresowi sprawozdawczemu - służące sprawozdawczości rachunkowej - jak i koszty pod względem podatkowym zaliczane do kosztów stanowiących koszt uzyskania przychodu, w celu prawidłowego obliczenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.