Metody minimalizacji zapasów Zminimalizuj koszty magazynowania – Biuletyn e-rachunkowość

Wyobraź sobie, że przeglądasz kartotekę towarów w magazynie. Jest ich mnóstwo. Twoją uwagę przykuwa pozycja magazynowa przechowywana w wielkich ilościach. Co to jest? Nie rozpoznajesz tego towaru. W końcu przypominasz sobie nietypowe zlecenie klienta sprzed dwóch lat. Na potrzeby projektu Twoja firma zakupiła ten materiał w większej liczbie - przewidywania się nie sprawdziły, a towar pozostał w magazynie.

Sprawdzasz dalej. W magazynie znajduje się towar rotujący, ale składowany w nadmiarze. No tak! Stały dostawca zaopatruje was w określonych partiach, zawsze większych niż zamówienie. Nowy pracownik nie wiedział o tym. Zamawiał towar co tydzień. Zapas niebezpiecznie się nawarstwił…

Liczysz, ile gotówki znajduje się w towarze. Dodajesz koszty związane z jego magazynowaniem (powierzchnia, którą zajmuje, jej ogrzewanie, czyszczenie i oświetlenie). Twoja kalkulacja przyprawia Cię o ból głowy. Nie bez powodu się denerwujesz, ponieważ utrzymanie zapasów stanowi często największy koszt w działalności przedsiębiorstwa.

Wskaźniki poziomu zapasów w wielu polskich firmach są znacznie wyższe niż w zagranicznych o podobnym profilu i wielkości. W Polsce zapasy i ich utrzymanie stanowi często 70-75 proc. w strukturze kosztów firmy.

Czy gromadzenie zapasów się opłaca?

O tym, że utrzymywanie niewielkiego zapasu jest niezbędne, aby przedsiębiorstwo funkcjonowało płynnie, na pewno nie trzeba przekonywać. Wynika to z różnych przyczyn.

• Tak jest taniej - gdy składacie zamówienie na większą liczbę towaru, dostawcy udzielają rabatów, przejmują na siebie koszty transportu albo wydłużają termin płatności faktury.
• Tak jest bezpieczniej - utrzymywanie zapasów chroni Twoją firmę przed skutkami zakłóceń w ich uzupełnianiu przez dostawców. Bez względu na to, czy kierujesz procesami logistycznymi w dużym centrum dystrybucyjnym, hurtowni, supermarkecie czy firmie produkcyjnej, dobrze wiesz, że opóźnienia w transporcie nie da się wyeliminować w 100 proc. Dlatego utrzymywanie zapasu jest niezbędne.
• Tak jest prościej - zapas pomaga zrównoważyć popyt i podaż. Dzięki temu można skompensować różnice w czasie i rytmie między dostawami, a wydawaniem zapasu z magazynu do dalszej obróbki bądź sprzedaży.

Powinieneś dążyć do tego, aby zabezpieczyć zapas przy minimalnym zaangażowaniu kapitału i możliwie najniższych kosztach zaopatrzenia. Uzasadnione zapasy zapewnią ciągłość wytwarzania i sprzedaży w Twojej firmie.

Które zapasy są uzasadnione?

To zapasy spekulacyjne - kupowane w nadmiarze w celach spekulacji na rynku oraz zapasy sezonowe - dostępne na rynku przez określony czas. Zabezpiecz się znacznymi wielkościami tych zapasów, aby firma mogła spokojnie funkcjonować na rynku.

Nad zapasami uzasadnionymi możesz zapanować. Ustal ich odpowiednią wielkość (np. poziom zapasu maksymalnego, minimalnego, informacyjnego) oraz wymaganą rotację.

Jak radzić sobie ze zbędnym zapasem?

Problemem i znacznym obciążeniem dla Twojej firmy będą zawsze zapasy nieuzasadnione, a więc te zbędne, utrzymywane w nadmiarze. Są to materiały, towary i surowce, których firma nie jest w stanie wykorzystać na własne potrzeby albo sprzedać z zyskiem. A ich utrzymanie nie jest podyktowane ustalonym poziomem obsługi klienta.

KROK 1. Określ, gdzie są generowane zbędne zapasy i odkryj przyczynę ich powstawania.
Zapasy zbędne, które kiedyś były przez firmę wykorzystywane, niemniej jednak przestały być użyteczne, nie są wyłącznie pozostałością lat ubiegłych. W wielu firmach są wciąż wytwarzane, jako efekt nadprodukcji, błędnych prognoz czy zamawiania towaru "na magazyn" na przyszłość. W efekcie, zapas zbędny i zapas w nadmiarze przynoszą straty związane przede wszystkim z kosztami przechowywania.

KROK 2. Sprawdź rotację swoich zapasów.
Rotacja w razach określa, ile razy w ciągu roku zapasy są odnawiane.

Przykład
Firma Y może się pochwalić średnim miesięcznym obrotem magazynowym asortymentu X w wysokości 1 tys. zł. Natomiast średni zapas utrzymywany w magazynie, określony dla tego samego okresu wynosi po przeliczeniu na gotówkę 100 zł. A zatem rotacja w razach wynosi 10 (1.000 zł / 100 zł = 10). Wynika stąd, że towar powinien być odnawiany co 3 dni:
Rotacja w dniach = 30 dni / 10 = 3 dni

Niski poziom wskaźnika rotacji w razach wskazuje na nadmierne i zbędne zapasy utrzymywane przez przedsiębiorstwo. Natomiast wzrost wskaźnika rotacji w razach będzie oznaczać, że zapasy wystarczają na coraz mniejszą liczbę dni sprzedaży.

Pamiętaj jednak, że poziom wskaźnika rotacji zależy od wielu czynników - m.in. od polityki firmy, warunków współpracy z dostawcami, wielkości produkcji, a także istotności asortymentu, dla którego określa się rotację.

Dla jednej firmy niski poziom rotacji (w razach) będzie wynosił 1, a dla innej 0,2. Rotacja co 0,3 dnia (na jedną zmianę roboczą) może być uznawana za wysoką w przedsiębiorstwie X, a w firmie Y za optymalny wskaźnik rotacji przyjmuje się 30 dni.