Dostawy niefakturowane

W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej nierzadko zdarzają się sytuacje, gdy firma otrzymuje zamówiony towar bez faktury. Mówi się w tym przypadku o dostawach niefakturowanych – bardzo ważna jest w tym kontekście odpowiednio prowadzona ewidencja.

Dostawy niefakturowane – jak rozliczać?

Firma prawo przyjąć dany towar bez faktury, ale jest zobligowana do zewidencjonowania powstałej czynności. Dostawy niefakturowane rozlicza się za pomocą konta „Rozliczenie zakupu towarów i materiałów”, które na koniec roku obrotowego może wykazywać:

– saldo debetowe – w bilansie po stronie aktywów obrotowych jako zapasy towarów lub materiałów,

– saldo kredytowe, które zwiększa  pasywa bilansu w pozycji „Zobowiązania krótkoterminowe z tytułu dostaw i usług”.

Konto „Rozliczenie zakupu towarów i materiałów” służy do bieżącego monitorowania dostaw, m.in. poprzez określenie wielkości dostaw niefakturowanych i rozliczanie ich w kolejnym okresie sprawozdawczym. Daje też możliwość weryfikacji dostaw pod kątem zgodności z zamówieniami.

Dostawy niefakturowane – o czym pamiętać?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagane jest ujęcie w księgach rachunkowych wszystkich osiągniętych przez firmę przychodów i związanych z nimi kosztów bez względu na termin ich zapłaty. Jeżeli faktura została wystawiona w okresie tożsamym z fizyczną dostawą towarów, ale firma dostała ją w następnym okresie sprawozdawczym i przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy, ewidencjonuje się ją pod datą jej wystawienia. To pozwoli uniknąć na koniec roku obrotowego pojawienia się na koncie „Rozliczenie zakupu towarów i materiałów” salda kredytowego, które odzwierciedla dostawy niefakturowane. Z kolei faktury wystawione w okresie sprawozdawczym pokrywającym się z fizyczną dostawą towaru, ale wpływające do firmy po zamknięciu ksiąg rachunkowych za poprzedni rok obrotowy, ewidencjonuje się w kolejnym okresie sprawozdawczym pod datą ich otrzymania. Wówczas na koniec roku obrotowego na koncie „Rozliczenie zakupu towarów i materiałów” pojawia się saldo kredytowe.

Dostawy niefakturowane a VAT

Podstawę odliczenia naliczonego VAT stanowi  faktura. Prawo do stosownych obliczeń powstaje za ten okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli generalnie w momencie dostawy towarów, ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę. Jeżeli doszło do sytuacji, że nie obniżono kwoty podatku należnego w powyższym terminie,  to VAT można odliczyć w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.