Jak numerować faktury?

Faktura jest dokumentem sprzedaży, który potwierdza zaistniałą transakcję uczestniczących w niej stron. Faktura można wystawić zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Przy wystawianiu faktur trzeba pamiętać o paru ważnych sprawach – w tym o odpowiednim ich numerowaniu.

Numerowanie faktur a przepisy

Ustawa o VAT nie narzuca przedsiębiorcom ściśle określonego sposobu numerowania faktur. Stanowi natomiast, że omawiany dokument powinien zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznacznie identyfikuje fakturę”. Nie ma tu więc mowy o konkretnym sposobie numeracji, niemniej bardzo ważne jest zachowanie stosownej kolejności wystawianych po sobie faktur. Warto przy tej okazji przypomnieć, że pieczątka na fakturze nie jest obowiązkowa, podobnie jak podpisywanie wystawianych i otrzymywanych faktur przez kontrahentów. To zdecydowanie ułatwia wystawianie faktur.

Metody numeracji faktur

Faktury należy numerować według daty wystawienia w kolejności rosnącej, przy czym musi być zachowana ciągłość numeracji. Wyróżnia się poniższe metody numeracji faktur:

– miesięczną – z początkiem każdego miesiąca numerację zaczyna się od 1,

– kwartalną – wygląda to podobnie jak w przypadki metody miesięcznej z tą różnicą, że numeracje zaczyna się od nowa z każdym kolejnym kwartałem,

– roczną – numerację rozpoczyna się z każdym nowym rokiem,

– ciągłą – numerację prowadzi się w ten sposób, że jest ona utrzymywana przez cały rok trwania działalności,

– z podziałem na klientów – stosuje się tu znak identyfikujący danego kontrahenta.

Wybór metody numerowania faktur jest podyktowany indywidualnymi przesłankami, aczkolwiek większość przedsiębiorców wybiera miesięczną numerację. W sytuacji, kiedy w ramach jednej działalności gospodarczej są wykonywane rozmaite czynności, często stosowaną praktyką jest przypisywanie różnych numeracji dla innych rzeczy.