Zasada memoriałowa w praktyce – klucz do skutecznej rachunkowości

Czy wiesz, że ponad 80% firm, które upadają, wcześniej zgłaszały problemy z kontrolą finansową? Kluczem do uniknięcia takich sytuacji często okazuje się… poprawna księgowość. W centrum tego systemu stoi zasada memoriałowa – mechanizm, który niczym finansowy GPS pokazuje prawdziwy kierunek rozwoju przedsiębiorstwa. Dzięki niej przychody z grudnia nie „znikają” w styczniowych przelewach, a niezapłacone faktury nie zniekształcają obrazu rentowności. W tym artykule odkryjesz, jak ta fundamentalna zasada rachunkowości rewolucjonizuje sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, dlaczego różni się od metody kasowej bardziej niż debet od kredytu, oraz jak wpływa na wiarygodność sprawozdań finansowych.

Rachunkowość to nie tylko suche liczby i faktury, ale przede wszystkim precyzyjny system, który ma odzwierciedlać rzeczywistą sytuację finansową przedsiębiorstwa. W centrum tego systemu znajduje się zasada memoriałowa – fundament, bez którego trudno wyobrazić sobie nowoczesną księgowość. Ta fundamentalna zasada rachunkowości stanowi klucz do rzetelnego przedstawienia kondycji finansowej firmy, umożliwiając jej właścicielom i zarządzającym podejmowanie trafnych decyzji biznesowych na podstawie wiarygodnych danych.

Czym jest zasada memoriałowa?

Zasada memoriałowa nakazuje ewidencjonowanie przychodów i kosztów w okresie, którego faktycznie dotyczą, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na to, kiedy nastąpi faktyczny przepływ pieniężny. Jest to wymóg wynikający wprost z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Dla tych, którzy chcieliby lepiej zrozumieć tę i inne zasady rachunkowości, doskonałym rozwiązaniem jest kurs podstaw księgowości, gdzie omawiane są nie tylko teoretyczne podstawy, ale przede wszystkim praktyczne aspekty ich stosowania w codziennej pracy księgowego.

 

Historia i ewolucja zasady memoriałowej

Chociaż obecnie zasada memoriałowa wydaje się oczywistym elementem rachunkowości, jej początki sięgają przełomu XIV i XV wieku, kiedy to zaczęto dostrzegać potrzebę bardziej precyzyjnego odzwierciedlania rzeczywistości gospodarczej. Jednak prawdziwe znaczenie zyskała dopiero w ubiegłym stuleciu, gdy stało się jasne, że poprawne ustalenie wyniku finansowego jednostki zależy od właściwego określenia momentu powstania przychodów i kosztów. Przełomowym momentem był rok 2005, kiedy Unia Europejska wprowadziła obowiązek stosowania Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) przez spółki giełdowe. Był to krok w stronę ujednolicenia zasad sprawozdawczości finansowej w skali międzynarodowej. Standardy te opierają się na zasadzie memoriałowej, co potwierdza jej kluczową rolę w nowoczesnej rachunkowości.

Zasada memoriałowa a metoda kasowa – kluczowe różnice

Aby w pełni zrozumieć istotę zasady memoriałowej, warto porównać ją z metodą kasową. Ta druga polega na ewidencjonowaniu przychodów i rozchodów w momencie terminu ich zapłaty. Oznacza to, że wszelkie przepływy pieniężne zostają ujęte dopiero w momencie ich zaistnienia, nawet gdy dotyczą minionego okresu. Zgodnie z zasadą kasową przychód rozpoznajemy dopiero w momencie otrzymania zapłaty, a koszt – gdy faktycznie wydatkujemy środki pieniężne. Zasady rachunkowości (w tym zasada memoriałowa) i metody rozliczeń podatkowych (np. metoda kasowa) to dwa odrębne systemy regulowane różnymi przepisami i służące odmiennym celom. Dla osób planujących pracę w biurze rachunkowym znajomość różnic między tymi metodami jest absolutnie kluczowa, ponieważ w codziennej praktyce księgowi często muszą operować na obu tych systemach. Zasada memoriałowa obowiązuje w pełnej księgowości, a metoda kasowa może dotyczyć podatku dochodowego lub VAT – w zależności od wybranej formy opodatkowania i spełnienia warunków ustawowych. specyficznych zasad wynikających z prawa podatkowego.

Praktyczne zastosowanie zasady memoriałowej – przykłady

W praktyce stosowanie zasady memoriałowej oznacza konieczność ujęcia w księgach rachunkowych oraz sprawozdaniu finansowym ogółu operacji gospodarczych dotyczących danego okresu. Na przykład, jeśli firma sprzedała towary w październiku, ale zapłata, zgodnie z umową sprzedaży, nastąpi dopiero w przyszłym roku obrotowym, to przychody ze sprzedaży jednostka ujmie w przychodach października (w miesiącu, w którym ta sprzedaż wystąpiła). Podobnie, gdy firma otrzyma fakturę za usługi telekomunikacyjne za grudzień dopiero w styczniu kolejnego roku, koszt ten powinien być ujęty w księgach roku poprzedniego, poprzez ujęcie go w rozliczeniach międzyokresowych kosztów, zgodnie z zasadą współmierności przychodów i kosztów.

Korzyści wynikające z zastosowania zasady memoriałowej

Zasada memoriałowa służy zapewnieniu rzetelnego, faktycznego obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala na ujęcie wszystkich zdarzeń gospodarczych w okresie, którego faktycznie dotyczą i umożliwia przedstawienie pełnego obrazu aktywów i pasywów jednostki. Europejska Federacja Księgowych zaleca organom rządowym i podmiotom sektora publicznego prowadzenie rachunkowości zgodnie z zasadą memoriałową ze względu na fakt, iż metoda ta pozwala na zwiększenie wiarygodności i przejrzystości ich sprawozdań finansowych oraz jest lepszym źródłem informacji niezbędnych do planowania i zarządzania. Aby pogłębić swoją wiedzę na temat zasady memoriałowej i innych kluczowych zasad rachunkowości, warto odwiedzić stronę z najważniejszymi zasadami rachunkowości w praktyce dla każdego księgowego, gdzie znajdują się przystępnie wyjaśnione koncepcje i praktyczne wskazówki.

Wyzwania związane ze stosowaniem zasady memoriałowej

Chociaż zasada memoriałowa zapewnia dokładniejszy obraz finansowy przedsiębiorstwa, jej implementacja może być wyzwaniem, szczególnie dla mniejszych firm. Wymaga ona bowiem dokładnego śledzenia należności i zobowiązań oraz ujmowania ich we właściwych okresach sprawozdawczych. Dodatkowo, przy stosowaniu zasady memoriału należy pamiętać o zachowaniu zasady współmierności przychodów i kosztów, co oznacza, że do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Warto zwrócić uwagę, że bezpośrednio zasada memoriałowa nie wpływa na płynność finansową firmy. Płynność finansowa zależy od rzeczywistych wpływów i wydatków, a nie od stosowanych zasad rachunkowości czy metod księgowania. Jednakże, dzięki dokładnemu obrazowi należności i zobowiązań, jaki daje zastosowanie zasady memoriałowej, przedsiębiorcy mogą lepiej planować i zarządzać swoją płynnością finansową.

Podsumowanie

Zasada memoriałowa to nie tylko techniczny wymóg rachunkowości – stanowi jeden z kluczowych elementów zapewniających wiarygodność sprawozdań finansowych oraz wspierających kontrolę zarządczą. Jej stosowanie przyczynia się do zwiększenia wiarygodności i przejrzystości informacji finansowych, co jest istotne zarówno dla wewnętrznych, jak i zewnętrznych użytkowników tych informacji.. Zasada memoriałowa odgrywa istotną rolę w zapewnieniu rzetelności informacji finansowej, która stanowi podstawę podejmowania decyzji biznesowych.

FAQ – Pytania i odpowiedzi dotyczące zasady memoriałowej

Czy każda firma musi stosować zasadę memoriałową?

Obowiązek stosowania zasady memoriałowej dotyczy podmiotów prowadzących pełną księgowość według ustawy o rachunkowości choć ustawa dopuszcza pewne uproszczenia — szczególnie dla jednostek mikro i małych.. Firmy prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów stosują uproszczoną wersję zasady memoriałowej — tzw. podatkowy memoriał — choć dla niektórych kosztów i przychodów możliwe jest rozliczanie według metody kasowej., Przy przejściu na księgi rachunkowe będą zobowiązane do przestrzegania zasady memoriałowej.

Jak zasada memoriałowa wpływa na rozliczenie podatku dochodowego?

Zasada memoriałowa i zasady rozliczania podatku dochodowego to dwa odrębne systemy. Podatek dochodowy od osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą może być rozliczany według uproszczonego memoriału lub – w przypadku małych podatników – od 2025 roku również metodą kasową (tzw. kasowy PIT). W przypadku osób prawnych (CIT) obowiązuje zasada memoriałowa.

Czy można zmienić metodę z memoriałowej na kasową w trakcie roku obrotowego?

W odniesieniu do ksiąg rachunkowych, zmiana metody księgowania wymaga aktualizacji polityki rachunkowości i może być dokonana tylko na początek roku obrotowego. W przypadku metod podatkowych, np. przejścia na kasowy PIT, również obowiązują określone warunki oraz konieczność zawiadomienia urzędu skarbowego.Zmiana w trakcie roku mogłaby prowadzić do zniekształcenia wyniku finansowego.

Jak prawidłowo zaksięgować koszty poniesione w grudniu, ale zafakturowane w styczniu kolejnego roku?

Zgodnie z zasadą memoriałową oraz zasadą współmierności kosztów i przychodów, koszty dotyczące grudnia powinny być ujęte w księgach tego miesiąca, nawet jeśli faktura dotarła dopiero w styczniu kolejnego roku. W takiej sytuacji można ująć koszt na podstawie innych dokumentów potwierdzających wykonanie usługi lub dostawę towarów, tworząc zobowiązanie z tytułu niezafakturowanych dostaw i usług lub stosując rozliczenia międzyokresowe kosztów.”Czym różni się zasada memoriałowa w rachunkowości od accrual basis w międzynarodowych standardach?

Zasada memoriałowa w polskiej rachunkowości oraz metoda memoriałowa (accrual basis) stosowana w międzynarodowych standardach rachunkowości (MSSF) są zbliżone – obie nakazują ujmowanie operacji gospodarczych w momencie ich wystąpienia, niezależnie od przepływów pieniężnych. Różnice mogą jednak wynikać z bardziej szczegółowych zasad ujmowania i wyceny zawartych w MSSF, takich jak podejście do momentu rozpoznania przychodów czy szacowania zobowiązań.