Okresy przechowywania dokumentów w archiwum
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z licznymi obowiązkami. Dotyczą one m.in. przechowywania w archiwum firmowych dokumentów. To, jak długo trzeba je przechowywać, zależy od ich rodzaju.
Archiwizacja dokumentów związanych z ZUS
Jedną z grup dokumentów firmowych objętych obowiązkiem archiwizacji są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. Kwestie związane z ich przechowywaniem reguluje Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Z jej zapisów jasno wynika, że poniższe dokumenty przedsiębiorca musi przechowywać przez 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS w formie pisemnej lub elektronicznej:
– kopie deklaracji rozliczeniowych,
– dokumenty korygujące,
– imienne raporty miesięczne.
Należy przypomnieć, że przez 5 lat należy przechowywać dokumenty, które były przekazane do ZUS począwszy od 1 stycznia 2012 r. W przypadku dokumentów przekazanych do 31 grudnia 2011 r. obowiązuje 10-letni termin archiwizacji.
Archiwizacja ksiąg podatkowych i dokumentów księgowych
Ustawa ordynacja podatkowa nakłada na podatników prowadzących księgi podatkowe obowiązek przechowywania takich dokumentów jak:
– księga przychodów i rozchodów w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym,
– ewidencja przychodów w przypadku przedsiębiorców opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych,
– rejestry VAT,
dowody księgowe, np. faktury (w tym korygujące), dowody wewnętrzne, noty korygujące i księgowe itp.,
– ewidencje: środków trwałych, wyposażenia i przebiegu pojazdu,
– dokumenty inwentaryzacyjne.
Zobowiązania podatkowe przedawniają się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że powyższe dokumenty trzeba przechować przez taki właśnie okres.
Archiwizacja dokumentów związanych z kadrami
Mówiąc o przechowywaniu firmowych dokumentów, nie wolno zapomnieć o archiwizowaniu dokumentacji kadrowej. Taki obowiązek nakładają na przedsiębiorców: Kodeks pracy, ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych oraz ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dokumenty w postaci list płac i kart wynagrodzeń (bądź innych dowodów, na których podstawie ustalana jest podstawa wymiaru emerytury lub renty) trzeba przechowywać 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy przez ubezpieczonego u płatnika. W odniesieniu do akt osobowych pracownika obowiązuje okres przechowywania wynoszący 10 lat – dotyczy on jednak pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1 stycznia 2019 r. Jeżeli natomiast pracownika zatrudniono między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca może wybrać, czy akta pracownicze mają przechowywane przez 10, czy 50 lat. W razie wyboru opcji 10-letniej konieczne jest wysłanie do ZUS-u stosownego raportu informacyjnego.
