Kilometrówka

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością wywiązywania się z różnych obowiązków. Dotyczą one m.in. kwestii związanych z użytkowaniem pojazdów mechanicznych do celów służbowych.

Kilometrówka – co to takiego?

Kilometrówka to jedna z metod rozliczania wydatków, jakie firma ponosi na samochód. Jest to ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona dla celów PIT. Odnosi się do tych przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatne auta osobowe do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Kto musi prowadzić kilometrówkę?

Zgodnie z Ustawą z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw obowiązek prowadzenia kilometrówki został zniesiony w stosunku do przedsiębiorców, którzy korzystają z prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych i chcą poniesione z tego tytułu wydatki zaliczyć do kosztów firmowych. Zmiana ta obowiązuje od stycznia 2019 r. Jeśli jednak przedsiębiorca zamierza odliczać 100 proc. kosztów w KPiR, to prowadzenie kilometrówki jest obowiązkowe. W przypadku braku stosownej ewidencji do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć tylko 75 proc. kosztów związanych z eksploatacją samochodów firmowych.

Co musi zawierać kilometrówka?

Kilometrówka musi zawierać takie dane jak:

– numer rejestracyjny auta,

– dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,

– stan licznika przebiegu samochodu na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji i na koniec każdego okresu rozliczeniowego, a także na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,

– potwierdzony przez podatnika wpis osoby odpowiedzialnej za kierowanie pojazdem uwzględniający: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów oraz dane osoby kierującej pojazdem (imię i nazwisko),

– liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Kilometrówka 2020 – stawki

Kilometrówka służy do ustalenia limitu wydatków związanych z użytkowaniem samochodu. Uzyskuje się go poprzez przemnożenie liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu. Aktualnie za 1 km przebiegu obowiązują następujące stawki:

– 0,5214 zł dla samochodu o pojemności do 900 cm3,

– 0,8358 zł dla samochodu o pojemności od 900 cm3,

– 0,2302 zł dla motocyklu

– 0,1382 zł dla motoroweru.

Kilometrówka – o tym trzeba pamiętać!

Do rzadkości nie należą sytuacje, gdy pracownicy zatrudnieni przez przedsiębiorcę wykorzystują do celów służbowych prywatne pojazdy. W takim układzie pracodawca może refundować im stosowne koszty poprzez rozliczanie się z faktycznie przejechanych kilometrów. W tym celu zakłada się kilometrówkę. Wszystkie wydatki na dany samochód podatnik musi starannie udokumentować – pomocne są przy tym faktury lub rachunki.