Jak rozliczyć zakup telefonu na firmę?

Prowadzenie biznesu bez telefonu komórkowego nie jest obecnie możliwe. Zakup smartfona na firmę stanowi koszt uzyskania przychodu, stąd powstaje pytanie: jak rozliczyć taki wydatek?

Telefon na firmę – środek trwały czy jednorazowy koszt?

Sposób rozliczenia smartfona jest zdeterminowany ceną urządzenia. Jeżeli jego wartość nie przekracza 3500 zł (netto w przypadku czynnych płatników VAT, brutto w przypadku przedsiębiorców zwolnionych z VAT), wówczas telefon jest rozliczany jednorazowo. Należy go zaewidencjonować bezpośrednio w kosztach uzyskania przychodów. Pojawia się przy tym bardzo ważna uwaga, a mianowicie taka, że wszystkie zakupy o wartości większej niż 1500 zł są uznawane za firmowe wyposażenie, dlatego konieczne jest wprowadzenie ich do ewidencji w takim właśnie charakterze. Z kolei zakup smartfona za kwotę powyżej 3500 zł oznacza obowiązek wprowadzenia go do ewidencji środków trwałych oraz poddawania odpisom amortyzacyjnym. Warunek jest przy tym taki, że telefon do celów służbowych musi być używany przez co najmniej 1 rok.

Telefon na firmę – jak go amortyzować?

Istnieją dwie metody amortyzowania w firmie środków trwałych. Są to:

– metoda liniowa polegająca na odliczaniu 20 proc. wartości środka trwałego netto w ciągu roku przez okres 5 lat,

– metoda jednorazowa, w której zakup środka trwałego jest zaliczany do kosztów uzyskania przychodu w całej kwocie już w miesiącu wprowadzenia tego środka do ewidencji firmy.

Przy zakupie smartfona najkorzystniejsza jest metoda jednorazowa, ale i tu tkwi mały haczyk. Otóż jest ona dostępna wyłącznie dla tych przedsiębiorców, którzy rozpoczęli prowadzenie swojej działalności w danym roku podatkowym lub posiadają status małego podatnika (w poprzednim roku podatkowym osiągnęły przychód brutto nie większy niż 1,2 mln euro).

Telefon na firmę – o tym musisz pamiętać!

Wydatki związane z użytkowaniem telefonu można uznać za koszt uzyskania przychodu jedynie wtedy, gdy smartfon zakupiony na firmę jest wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z prowadzeniem działalności. Jeżeli kontrola skarbowa uzna, że było inaczej, wówczas przedsiębiorcy grożą konsekwencje karnoskarbowe. Inaczej sprawa przedstawia się w sytuacji, gdy z prywatnego telefonu przedsiębiorca prowadzi służbowe rozmowy – tu spełnione są przesłanki do uznania tych rozmów za koszt uzyskania przychodu. Ważne jest jednak to, aby był to telefon na abonament, ponieważ stosownych rozliczeń dokonuje się na podstawie bilingów. Przy telefonach na kartę taka opcja nie wchodzi w rachubę.